POLITYKA PRYWATNOŚCI
Zasady przetwarzania danych osobowych w Kancelarii Radcy Prawnego Jacek Posyniak
(JPLEGAL ADWOKACI I RADCY PRAWNI)
I. W świetle obowiązujących od 25 maja 2018 r. przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), powszechnie znanego jako RODO, Jacek Posyniak prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą Kancelaria Radcy Prawnego Jacek Posyniak w Gdańsku, ul. Czopowa 14/20, 80-882 Gdańsk, NIP: 5842568465, REGON: 222061254, (dalej: Kancelaria) jest Administratorem danych osobowych.
II. Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mail: kancelaria@jplegal.pl, kancelaria@obronca24h.pl lub na adres Kancelarii w Warszawie 00-870, ul. Wronia 45/175.
III. Kancelaria:
a. zapewnia przejrzystość przetwarzania danych;
b. zawsze informuje o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania, w szczególności o celu i podstawie prawnej przetwarzania danych osobowych, chyba że na podstawie odrębnych przepisów nie jest do tego zobowiązany;
c. dba o to, by dane były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do wskazanego celu i przetwarzane były tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne;
d. zapewnia ich bezpieczeństwo i poufność oraz dostęp do informacji o przetwarzaniu osobom, których dane osobowe są przetwarzane. Gdyby pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa doszło do naruszenia ochrony danych osobowych i takie naruszenie mogłoby powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane są przetwarzane, Kancelaria poinformuje o takim zdarzeniu te osoby w sposób zgodny z przepisami;
e. przestrzega tajemnicy zawodowej radcy prawnego niezależnie od obowiązków wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
IV. Cele oraz podstawa prawna przetwarzania danych osobowych różnią się w zależności od kategorii przetwarzanych danych osobowych.
Kancelaria przetwarza:
1. dane osobowe Klientów w związku ze świadczeniem pomocy prawnej. Kancelaria przekazuje osobie, której dane dotyczą szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w momencie zawierania umowy, w momencie podjęcia współpracy.
Dane osobowe Klientów są przetwarzane w celu ochrony ich żywotnych interesów (art. 6 ust 1 lit. d) RODO oraz art. 9 ust. 2 lit c) RODO), w celu realizacji umowy (art. 6 ust 1 lit b) RODO), w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 9 ust. 2 lit f) RODO) oraz w celu realizacji obowiązku prawnego ciążącego na Kancelarii (art. 6 usta 1 lit. c) RODO).
2. dane osobowe osób reprezentujących Klientów będących osobami prawnymi lub tzw. ułomnymi osobami prawnymi, w tym dane osobowe członków organów w spółkach kapitałowych i wspólników w spółkach osobowych oraz pracowników Klientów, w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Kancelarii i jej Klienta (art. 6 ust. 1 lit f) RODO), polegającego na umożliwieniu prawidłowego i efektywnego wykonania umowy i świadczenia pomocy prawnej, w celach archiwizacyjnych. Takie dane mogą zostać ujawnione osobom trzecim zaangażowanym w realizacją umowy, współpracującym przy świadczeniu pomocy prawnej.
3. dane osobowe innych osób, które są przetwarzane w związku ze świadczeniem pomocy prawnej Klientom (np. w przypadku postępowania sądowego lub administracyjnego np. inne strony postępowania, świadkowie, pełnomocnicy, biegli, kontrahenci Klientów) – są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Kancelarii i jej Klienta (art. 6 ust. 1 lit f) RODO), polegającego na umożliwieniu
prawidłowego i efektywnego wykonania umowy i świadczenia pomocy prawnej oraz w celach archiwizacyjnych. Takie dane mogą zostać ujawnione osobom trzecim zaangażowanym w realizacją umowy, współpracującym przy świadczeniu pomocy prawnej.
4. dane osobowe w postaci korespondencji mailowej i tradycyjnej oraz kontaktów telefonicznych niezwiązane ze świadczonymi usługami prawnymi są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja, tj. w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Kancelarii, polegającego na prowadzeniu korespondencji związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą (art. 6 ust 1 lit. f) RODO);
5. dane osobowe osób odwiedzających profile społecznościowe Kancelarii na Facebook’u i Instagramie – są przetwarzane w celu umożliwienia aktywności na tychże profilach, przedstawiania użytkownikom informacji na temat działalności i aktywności Kancelarii, w celach statystycznych lub analitycznych, ewentualnie w celu dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami, tj. w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Kancelarii (art. 6 ust. 1 lit. f. RODO);
6. dane osobowe zbierane w procesie rekrutacji do pracy w Kancelarii –
a. są przetwarzane w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy związanych z zatrudnieniem, na podstawie art. 6 ust 1 lit. c) RODO w związku z przepisami prawa pracy – gdy preferowaną formą współpracy jest umowa o pracę;
b. są przetwarzane w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – gdy preferowaną formą współpracy jest umowa cywilnoprawna;
c. w celu weryfikacji kwalifikacji i umiejętności oraz ustalenia warunków współpracy, tj. w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Kancelarii (art. 6 ust.1 lit. f) RODO);
d. w celu ustalenia lub dochodzenia przez Kancelarię ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami kierowanymi wobec Kancelarii, tj. w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Kancelarii, na podstawie art. 6 . ust. 1 lit. f) RODO) przy czym:
– gdy preferowaną formą współpracy jest umowa o pracę – Kancelaria oczekuje przekazywania danych w zakresie wymaganym przepisami prawa pracy, tj.: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. W przypadku przekazana dodatkowych danych, wykraczających poza wskazany zakres, ich przetwarzania będzie oparte na zgodzie kandydata do pracy (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO), wyrażonej poprzez fakt przesłania dokumentów aplikacyjnych z tymi danymi;
– gdy preferowaną formą współpracy jest umowa cywilnoprawna – podanie w/w danych jest dobrowolne, jednak niepodanie tych danych skutkować będzie pozostawieniem kandydatury do pracy bez rozpoznania;
– Kancelaria nie przechowuje danych osobowych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych.
7. dane osobowe zbierane w ramach kontaktów biznesowych, w trakcie spotkań biznesowych, naukowych takich jak konferencje, seminaria itp. – są przetwarzane w celu inicjowania i utrzymywania kontaktów biznesowych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, tj. w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Kancelarii, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO
IVa. Automatyczne przetwarzanie danych osobowych ( tzw. profilowanie)
a) W celu zapewnienia najkorzystniejszej, dopasowanej, spersonalizowanej oferty dla swoich Użytkowników oraz w celach niezbędnych do zawarcia lub wykonania umowy między osobą, której dane dotyczą, a Administratorem, a także w przypadku wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą, Administrator danych może stosować Profilowanie. Profilowanie uwzględnia m.in. tzw. Pixel Facebook’a.
b) Podjęcie decyzji co do przesłania spersonalizowanej oferty czy innej korzyści podejmowane są automatycznie na podstawie informacji oraz statystyk zgromadzonych w plikach cookies znajdujących się na stronie. Po weryfikacji spełnienia kryteriów system informatyczny automatycznie przesyła informację o przyznanej korzyści. Z przyznanej korzyści można skorzystać na zasadach określonych w informacji o jej przyznaniu. Można z niej także zrezygnować.
c) W przypadku przetwarzania danych dla celów marketingu bezpośredniego w tym Profilowania, przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, do celów badań naukowych, historycznych i statystycznych podmiotom danych przysługuje prawo do sprzeciwu, ze względu na szczególną sytuację osoby, której dane dotyczą. Administrator nie podejmuje decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym Profilowaniu i istotnie wpływa na osobę, której dane dotyczą. Administrator wdraża właściwe środki ochrony praw, wolności i prawnie uzasadnionych interesów osoby, której dane dotyczą, a co najmniej prawa do uzyskania interwencji ludzkiej ze strony Administratora, do wyrażenia własnego stanowiska i do zakwestionowania decyzji będącej wynikiem zautomatyzowanego przetwarzania danych.
V. Odbiorcami danych osobowych mogą w szczególności być: biuro rachunkowe prowadzące księgowość Kancelarii, podmiot świadczący usługi IT na rzecz Kancelarii, banki, operatorzy pocztowi, kurierzy.
VI. Dane osobowe mogą zostać przekazane do państw trzecich, poza Europejski Obszar Gospodarczy lub do organizacji międzynarodowej, w zakresie w jakim wynika to z konieczności świadczenia usług prawnych przez Kancelarię, z zachowaniem odpowiedniego stopnia ochrony, w szczególności poprzez:
– przekazywanie danych do państw, wobec których została wydania decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych (np. Szwajcaria);
– stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
– stosowanie wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy;
– w razie przekazywania danych do USA – współpracę z podmiotami uczestniczącymi w programie Tarcza Prywatności (Privacy Shield) zatwierdzonym decyzją Komisji Europejskiej. Dane osobowe nie są przedmiotem indywidualnych decyzji wynikających z automatyzowanego przetwarzania danych osobowych, w tym z profilowania.
VII. Okres przetwarzania danych osobowych zależy od celu i podstawy prawnej ich przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Kancelarii dane przetwarzana są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeżeli podstawą przetwarzania jest niezbędność do wykonania umowy, dane są przetwarzane do momentu jej rozwiązania Okres przetwarzania danych może zostać przedłużony w przypadku gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.
VIII. Dane osobowe przetwarzane przez radców prawnych w ramach wykonywania zawodu radcy prawnego są przechowywane przez 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, w którym dane osobowe zostały zgromadzone.
IX. Osobom, których dane osobowe są przetwarzane przez Kancelarię przysługują następujące uprawnienia:
1. prawo do sprostowania (poprawienia) danych osobowych,
2. prawo do wycofania zgody, jeżeli dane osobowe są przetwarzane na podstawie udzielonej zgody;
3. prawo do usunięcia danych – dotyczy danych, których przetwarzanie nie jest już konieczne do realizowania celu, dla którego były przetwarzane;
4. prawo dostępu do danych i uzyskania kopii przetwarzanych danych osobowych, w zakresie w jakim nie narusza to obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej radcy prawnego
5. prawo do ograniczenia przetwarzania danych w sytuacji gdy:
a. osoba, której dane dotyczą kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający sprawdzić Kancelarii prawidłowość tychże danych;
b. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, ale osoba której dane dotyczą sprzeciwia się ich usunięciu;
c. Kancelaria nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń:
d. osoba której dane dotyczą wniosła sprzeciw co do sposobu przetwarzania danych osobowych – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Kancelarii są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą;
– przy czym realizacja prawa do ograniczania przetwarzania danych osobowych jest możliwa przez Kancelarię tylko w takim zakresie w jakim nie narusza to obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej radcy prawnego
6. prawo do złożenia sprzeciwu co do sposobu przetwarzania danych – dotyczy to danych osobowych, które są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Kancelarii. Prawo do złożenia sprzeciwu nie przysługuje wobec danych osobowych pozyskanych przez radcę prawnego w związku z udzielaniem pomocy prawnej. Ze wskazanych uprawnień można skorzystać poprzez złożenie pisemnego wniosku do Kancelarii za pośrednictwem operatora pocztowego lub kuriera na adres Kancelarii w Warszawie 00-870, ul. Wronia 45/175 lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: kancelaria@jplegal.pl. Odpowiedz na wniosek powinna zostać udzielona w ciągu jednego miesiąca od jego otrzymania.
X. Ponadto, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE jak i przepisy krajowe, przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
