Unia Europejska od lat mierzy się z luką płacową między kobietami a mężczyznami – na poziomie całej wspólnoty wynosi ona średnio 13%, a dyskusja o jawności wynagrodzeń staje się coraz bardziej intensywna. Ten problem stał się głównym impulsem do stworzenia nowych regulacji, które zmieniają zasady gry zarówno dla pracodawców, jak i kandydatów do pracy. Polska wdrożyła pierwsze zmiany już w wigilię Bożego Narodzenia 2025, a kolejne obowiązki wejdą w życie wraz z dyrektywą unijną w czerwcu 2026 roku. Poniżej wyjaśniamy, co konkretnie musi ujawnić pracodawca, kiedy i w jakiej formie – oraz jakie sankcje grożą za niedopełnienie tych wymogów.
Jawność wynagrodzeń – co pracodawca musi ujawnić i kiedy
Zasada transparentności wynagrodzeń nakłada na pracodawcę obowiązek informowania kandydata o oferowanej płacy już na etapie rekrutacji. Nie wystarczy ogólna deklaracja – przepisy wymagają podania konkretnej kwoty lub określonego przedziału, przekazanego możliwie najwcześniej, najlepiej już w ogłoszeniu. Pracodawca musi wskazać nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale też istotne składniki dodatkowe: system premiowy, świadczenia pozapłacowe czy postanowienia układu zbiorowego przewidziane dla danej roli.
Wymóg ujawniania płac wynika bezpośrednio z dążenia do eliminacji dyskryminacji płacowej. W Polsce luka płacowa kształtuje się na poziomie od ok. 4,5% do 8,5% , co oznacza, że problem ten – choć mniejszy niż średnia unijna – realnie istnieje. Nowe przepisy mają sprawić, że różnice w wynagrodzeniach będą musiały być uzasadnione obiektywnymi kryteriami, a nie płcią, wiekiem czy innymi cechami chronionymi.
Pracodawca, który nie zamieści informacji o wynagrodzeniu lub poda ją nierzetelnie, musi liczyć się z karą grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł. Sankcja dotyczy zarówno całkowitego pominięcia widełek, jak i celowego podania danych w sposób wprowadzający w błąd. To realna zachęta do rzetelności – nie tylko formalna.
Zakaz pytań o historię zarobków kandydata to kolejny element tej regulacji. Pracodawca nie będzie mógł pytać o wysokość płacy z poprzednich miejsc zatrudnienia, bo takie pytanie utrwala istniejące nierówności – osoba, która była wcześniej niedopłacana, trafia do nowego pracodawcy z tą samą dysproporcją.
Nowe przepisy od 24 grudnia 2025 r. i 7 czerwca 2026 r. – harmonogram obowiązków
Nowelizacja Kodeksu pracy weszła w życie 24 grudnia 2025 roku na mocy Ustawy z 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy. Od tego dnia obowiązuje zakaz pytania kandydatów o historię zarobków oraz obowiązek podawania widełek płacowych w procesie rekrutacji. To pierwszy, krajowy etap wdrożenia szerszego pakietu zmian.
Dyrektywa unijna w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet wchodzi w życie w pierwszym tygodniu lata 2026. Wprowadza ona znacznie dalej idące wymogi – m.in. prawo pracownika do informacji o średnich poziomach wynagrodzeń na porównywalnych stanowiskach oraz obowiązek raportowania luki płacowej przez większe podmioty. Polska, jako państwo członkowskie, musi implementować te przepisy do prawa krajowego przed tą datą.
Harmonogram raportowania jest rozłożony w czasie. Pierwsze sprawozdania dotyczące luki płacowej złożą firmy zatrudniające powyżej 150 pracowników – termin upływa 7 czerwca 2027 r. . Podmioty mniejsze, zatrudniające od 100 do 149 osób, uzyskają więcej czasu na przygotowanie. Taki etapowy model daje pracodawcom przestrzeń na audyt wynagrodzeń i dostosowanie wewnętrznych polityk płacowych do nowych wymogów.
Europejska dyrektywa była procedowana przez kilka lat i jej kształt był znany z wyprzedzeniem. Pracodawcy, którzy dotychczas odkładali uporządkowanie swoich struktur płacowych, mają teraz ściśle określony terminarz działań.
Widełki płacowe w ogłoszeniu o pracę – jak podać wynagrodzenie na danym stanowisku
Zgodnie z art. 183ca § 2 pkt 1-3 Kodeksu pracy osoba ubiegająca się o zatrudnienie musi otrzymać informację o wynagrodzeniu w jednym z trzech momentów: w ogłoszeniu, przed rozmową kwalifikacyjną albo przed zawarciem umowy. Najpóźniejszy dopuszczalny termin to chwila tuż przed podpisaniem kontraktu – jednak rekruterzy powinni dążyć do jak najwcześniejszego ujawnienia tych danych. Badanie przeprowadzone przez serwis z ofertami pracy w Grupie Pracuj pokazuje, że aż 71% osób chętniej odpowiada na propozycje z określonymi ramowo zarobkami .
Podanie widełek płacowych to nie tylko obowiązek prawny, ale też narzędzie skutecznej rekrutacji. Pracodawcy zatrudniający powyżej 100 osób zostaną objęci obowiązkiem raportowania luki płacowej, dlatego spójność między deklarowanymi widełkami a rzeczywistymi wynagrodzeniami nabiera dodatkowego znaczenia. Każdy pracownik zyska prawo do złożenia wniosku o średnie zarobki na podobnym stanowisku, a pracodawca będzie musiał odpowiedzieć w ciągu 14 dni.
Podając wynagrodzenie na danym stanowisku, pracodawca powinien uwzględnić pełen obraz płacy: kwotę zasadniczą, premię regulaminową, ewentualne dodatki funkcyjne. Podanie samej wartości zasadniczej bez wspomnienia o istotnych składnikach dodatkowych będzie traktowane jako naruszenie obowiązku informacyjnego. Przepisy wymagają rzetelnego obrazu całości – nie samej podstawy.
Nazwy stanowisk mają tu znaczenie praktyczne. Jeśli w firmie funkcjonują różne tytuły dla podobnych ról, pracodawca powinien zadbać o to, by widełki były spójne z faktycznym zakresem obowiązków – a nie jedynie z etykietą na wizytówce. Inaczej system raportowania luki płacowej szybko ujawni rozbieżności.
Zakaz pytań o historię zarobków kandydata – co wolno, a czego nie
Od 24 grudnia 2025 roku rekruterzy nie mogą zadawać kandydatom pytań o zarobki z poprzednich miejsc zatrudnienia. Zakaz wynika wprost ze znowelizowanego Kodeksu pracy i dotyczy każdego etapu procesu rekrutacji – zarówno rozmowy telefonicznej, jak i spotkania na żywo czy ankiety rekrutacyjnej. Naruszenie go może skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą wobec kandydata.
Pytania o oczekiwania finansowe pozostają jednak w pełni dozwolone. Różnica jest istotna: pracodawca może zapytać „jakiego wynagrodzenia oczekujesz?”, ale nie „ile zarabiałeś u poprzedniego pracodawcy?”. Pierwsze pytanie dotyczy przyszłości i nie utrwala ewentualnych wcześniejszych nierówności, drugie – wręcz przeciwnie.
Cel tego rozwiązania jest systemowy. Kobiety historycznie zarabiały mniej niż mężczyźni na porównywalnych stanowiskach, a pytanie o poprzednie zarobki powielało tę dysproporcję przy każdej zmianie pracy. Nowe regulacje przerywają ten mechanizm, wymuszając wycenę stanowiska – a nie osoby z jej bagażem płacowym. To zmiana filozofii rekrutacji, nie tylko procedury.
Transparentność wynagrodzeń w firmie – obowiązki wobec zatrudnionych pracowników
Obowiązek pracodawcy w kwestii transparentności wynagrodzeń nie kończy się na rekrutacji. Po wejściu w życie dyrektywy unijnej w początkach czerwca 2026 każdy pracownik zyska prawo do złożenia wniosku o informacje dotyczące średnich poziomów wynagrodzeń osób wykonujących równoważną pracę. Pracodawca będzie musiał odpowiedzieć na taki wniosek w ciągu 14 dni – z podziałem na płeć.
Luka płacowa w Polsce wynosi od ok. 4,5% do 8,5% , podczas gdy unijna średnia sięga 13%. Ta różnica pokazuje, że krajowy rynek pracy radzi sobie relatywnie lepiej – jednak równości jeszcze nie osiągnął. Właśnie dlatego wymóg ujawniania płac obejmuje nie tylko kandydatów, ale też osoby już zatrudnione, które mają prawo wiedzieć, czy są wynagradzane sprawiedliwie.
Raportowanie luki płacowej obejmie firmy zatrudniające minimum 100 osób. Dla największych podmiotów – powyżej 250 pracowników – będzie to obowiązek coroczny, natomiast dla firm z przedziału 100-249 osób – raz na trzy lata. Pracodawcy muszą opracować i udokumentować swoje polityki wynagrodzeń, by móc uzasadnić ewentualne różnice w płacach między pracownikami na porównywalnych stanowiskach. Brak takiej dokumentacji będzie trudny do obrony w razie kontroli lub sporu sądowego.
Dostęp pracownika do informacji o zarobkach kolegów nie oznacza ujawnienia konkretnych kwot indywidualnych. Pracodawca podaje dane zagregowane – średnie dla danej grupy stanowisk, z podziałem na płeć. Takie rozwiązanie chroni prywatność poszczególnych osób, a jednocześnie umożliwia wykrycie systemowej dyskryminacji płacowej.
Najczęściej zadawane pytania
Czy pracodawca musi podać konkretną kwotę czy wystarczy przedział wynagrodzeń?
Zgodnie z art. 183ca § 2 Kodeksu pracy dopuszczalne są obie formy – zarówno konkretna kwota, jak i określony przedział. Przepis nie narzuca jednej formy, ale wymaga, by podana informacja była rzetelna i niewprowadzająca w błąd. Pracodawca nie może zatem podawać widełek o rozpiętości kilkudziesięciu tysięcy złotych, które faktycznie nic nie mówią o realnej ofercie.
W jakiej formie pracodawca powinien podać informację o wynagrodzeniu w ofercie?
Ustawa z 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy nie narzuca konkretnego medium – informacja może pojawić się w ogłoszeniu online, w piśmie przesłanym kandydatowi lub zostać przekazana ustnie przed rozmową. Kluczowe jest, by dotarła do kandydata przed pierwszym kontaktem rekrutacyjnym. W praktyce najwygodniejsze i najbezpieczniejsze dowodowo jest zamieszczenie widełek bezpośrednio w treści ogłoszenia.
Jaki jest cel wprowadzenia zakazu pytań o wcześniejsze wynagrodzenie kandydata?
Zakaz ten służy przerwaniu mechanizmu dziedziczenia nierówności płacowych. Jeśli kandydatka była wcześniej niedopłacana, pytanie o jej historię zarobków prowadziło do powielenia tej dysproporcji w nowym miejscu pracy. Dyrektywa unijna, wchodząca w życie w środku pierwszej dekady czerwca 2026, wprost wskazuje eliminację luki płacowej jako cel nadrzędny – a zakaz pytań o poprzednie zarobki jest jednym z narzędzi jego realizacji.
Czy pracodawca musi publikować widełki wynagrodzeń w ofercie pracy?
Tak – od 24 grudnia 2025 roku jest to obowiązek wynikający ze znowelizowanego Kodeksu pracy. Widełki muszą pojawić się najpóźniej przed pierwszą rozmową kwalifikacyjną, jednak ich umieszczenie już w ogłoszeniu jest zarówno zgodne z przepisami, jak i korzystne wizerunkowo. Badania wskazują, że 71% kandydatów chętniej reaguje na oferty zawierające informacje o wynagrodzeniu , co przekłada się na jakość i liczbę aplikacji.
Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W konkretnej sprawie skonsultuj się z adwokatem lub radcą prawnym.
